Khi xảy ra mất hóa đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: Thiên tai, hỏa hoạn, bị mất cắp, thì tổ chức, cá nhân phải khai báo, lập biên bản về số hóa đơn bị mất, lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế hoặc công an địa phương.
Tổng cục Thuế vừa có hướng dẫn xử lý một số tình huống tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn mua hàng.
Theo đó, đối với trường hợp thiên tai, hỏa hoạn phải có xác nhận của cơ quan thuế; đối với trường hợp bị mất cắp phải có xác nhận của công an địa phương.
Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hóa đơn bao gồm: Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hóa đơn; Biên bản mất hóa đơn mua hàng; Bản sao hóa đơn mua hàng (liên 1) có xác nhận ký tên đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.
Khi tiếp nhận hồ sơ mất hóa đơn, cơ quan thuế phải thực hiện thông báo số hóa đơn mua hàng không còn giá trị sử dụng và tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân có hành vi làm mất hóa đơn.
Tổng cục Thuế đề nghị Cục Thuế địa phương căn cứ vào hướng dẫn nêu trên và tình hình thực tế để xác định việc mất hóa đơn là lỗi thuộc bên mua hay bên bán, mất do nguyên nhân khách quan hay không để xử lý theo quy định.
Mức phạt cao nhất 50 triệu đồng
Điều 16 Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7/11/2002 của Chính phủ đối với hành vi làm mất, cho, bán hóa đơn có quy định:
"1. Phạt tiền 500.000 đồng đối với hành vi làm mất liên 2 của mỗi số hóa đơn chưa sử dụng.
2. Phạt tiền 200.000 đồng đối với hành vi làm mất các liên khác và liên 2 của mỗi số hóa đơn đã sử dụng.
3. Đối với hành vi cho, bán hóa đơn:
a) Trường hợp cho, bán hóa đơn phát hiện đã sử dụng thì tổ chức, cá nhân cho, bán hóa đơn bị xử phạt theo mức quy định tại khoản 4, khoản 8 Điều 14 Nghị định này.
b) Trường hợp cho bán hóa đơn chưa sử dụng thì tổ chức, cá nhân cho, bán hóa đơn bị xử phạt theo mức quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.
4. Mức phạt đối với các hành vi quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản 3 Điều này tối đa là 50.000.000 đồng.”
Kể từ ngày 01/01/2011 doanh nghiệp được quyền tự in hóa đơn, điều này cũng gây quan ngại về khả năng quản lý hóa đơn, xử lý trong việc mất hóa đơn tại doanh nghiệp đối với cơ quan thuế.